Criar e atualizar uma tabela dinâmica

A Tabela Dinâmica, também conhecida como Pivot Table, é um recurso muito poderoso presente no Microsoft Excel, pois ela permite resumir os dados de uma planilha, possibilitando uma análise rápida e simples das informações desejadas.

Uma das maiores dúvidas de quem faz planilhas Excel é saber criar e, consequentemente, atualizar os dados da pivot table ao inserir uma nova informação em sua planilha.

Portanto, neste passo a passo você aprenderá a criar e, também, irá conhecer as diferentes formas de realizar atualizações em uma tabela dinâmica, de forma manual e, também, automaticamente.

Criando os dados para a tabela dinâmica

O primeiro passo para criarmos uma tabela dinâmica é ter as informações necessárias em nossa planilha. Sendo assim, abra o Excel, crie uma nova pasta de trabalho em branco e digite os dados abaixo:

Primeiros passos: Criando a planilha
Primeiros passos: Criando a planilha

Primeiros passos

Uma vez tendo digitado as informações, agora é a vez de darmos os primeiros passos para criarmos a nossa tabela dinâmica. Para isso, clique na célula A3 da planilha digitada anteriormente. Obs.: Lembrando que, a pivot table só será “executada” à partir do momento que alguma célula onde contém os dados da planilha esteja selecionada.

Feito isso, acesse a Guia Inserir e clique em Tabela Dinâmica, o primeiro ícone na parte superior esquerda.

Criando uma tabela dinâmica
Criando uma tabela dinâmica

Dessa forma, surgirá uma tela com as configurações iniciais da ferramenta, conforme imagem abaixo:

Configuração Inicial da Tabela Dinâmica
Configuração Inicial da Tabela Dinâmica

Onde as opções:

  • Selecionar uma tabela ou um intervalo
    • Tabela/Intervalo: é o intervalo de células dos dados da nossa planilha. Mantenha como está.
  • Escolha onde você deseja colocar a tabela dinâmica
    • Nova Planilha: será criada uma nova planilha para receber a nossa pivot table (mantenha como está).
    • Planilha Existente: será possível criar a tabela dinâmica selecionando uma outra planilha existente, ao clicar em Local.

Com as configurações mantidas, clique em OK e você verá a tela principal da tabela dinâmica, conforme imagem abaixo:

Habilitando o posicionamento dos campos

Para que possamos posicionar os campos da Tabela Dinâmica, o primeiro passo é saber o que desejamos extrair da ferramenta. Neste caso, queremos saber o Total Geral dos Produtos por Estado.

Sendo assim, no painel à direita, selecione com um clique, as “colunas” Produtos, Estado e Total.

Automaticamente, cada título selecionado irá ocupar uma região correspondente dos campos desse poderoso recurso. Dessa forma, Produtos e Estado, ficarão em Rótulos de Linhas e Total em Rótulos de Valores, conforme exemplo abaixo:

Campos da Tabela Dinâmica
Campos da Tabela Dinâmica

Ao selecionarmos os campos desejados, os dados da nossa Pivot Table ficarão conforme o modelo abaixo:

Área de Dados da Tabela Dinâmica
Área de Dados da Tabela Dinâmica

Portanto, nosso objetivo foi alcançado, pois estamos visualizando o Total Geral dos Produtos por Estado.

Alterando o layout de visualização

Apesar da nossa tabela dinâmica estar pronta, podemos alterar o layout dela. A visualização atual dos dados é no formato “vertical”, mas, podemos ter o mesmo resultado horizontalmente, também.

Para que isso ocorra, clique no campo Estado, localizado em Rótulos de Linha dos Campos da Tabela Dinâmica e arraste-o para Rótulos de Coluna. Os campos ficarão assim:

Alterando o layout de visualização da Tabela Dinâmica
Alterando o layout de visualização da Tabela Dinâmica

Dessa forma, a região de dados terá o aspecto abaixo:

Layout Região de Dados da Tabela Dinâmica
Layout Região de Dados da Tabela Dinâmica

Inclusive, você também poderá habilitar a visualização das Cidades, correspondente aos produtos. Para isso, clique em Cidade, nos campos da nossa Pivot Table.

Habilitando a cidade
Habilitando a cidade

Agora, você terá a seguinte visualização nos dados:

Visualização do campo cidade
Visualização do campo cidade

Como atualizar uma tabela dinâmica

Após criarmos a nossa tabela dinâmica, na maioria das vezes, a planilha base receberá novos dados. Mas, mesmo assim, a Pivot Table não fará a atualização dessas informações. Por isso, você irá conhecer algumas maneiras de realizar a atualização da sua tabela dinâmica, tanto de forma manual, como também, automática.

Inserindo novos dados na planilha para atualizar a tabela dinâmica

Antes de atualizarmos a nossa tabela dinâmica, precisamos inserir novos dados na planilha. Para isso, acrescente duas novas linhas, abaixo do primeiro produto (Calça), conforme o exemplo abaixo:

Inserindo novos dados na planilha para atualizar a tabela dinâmica
Inserindo novos dados na planilha para atualizar a tabela dinâmica

Em seguida, digite as informações em amarelo, similar a figura abaixo:

Acrescentando novas informações na planilha para atualizar a tabela dinâmica
Acrescentando novas informações na planilha para atualizar a tabela dinâmica

Atualizando a tabela dinâmica manualmente

Após acrescentarmos os dados em nossa planilha e retornarmos a tabela dinâmica, podemos perceber que as informações não foram atualizadas.

Dessa forma, para atualizar a sua tabela dinâmica, manualmente, você poderá realizar um dos três procedimentos abaixo, sempre com uma região da sua tabela dinâmica clicada ou selecionada:

  1. Atualizar com tecla de atalho

Pressione a combinação de teclas ALT + F5, com alguma região da sua tabela dinâmica selecionada.

  1. Atualizar com o botão direito do mouse

Clique com o botão direito do mouse em qualquer região da sua tabela dinâmica e no menu que surgir, clique em Atualizar.

Atualizando a tabela dinâmica com o botão direito
Atualizando a tabela dinâmica com o botão direito
  1. Atualizar com a guia Análise de Tabela Dinâmica

Clique em qualquer região da sua pivot table para habilitar a guia Análise de Tabela Dinâmica. Uma vez habilitada, clique nela e em seguida, Atualizar, conforme a imagem abaixo:

Análise de Tabela Dinâmica
Análise de Tabela Dinâmica

Dessa forma, ao realizar um dos procedimentos acima, os dados em sua tabela dinâmica serão atualizados, conforme o exemplo abaixo:

Tabela Dinâmica Atualizada
Tabela Dinâmica Atualizada

Atualizando a tabela dinâmica automaticamente

Para atualizar a sua tabela dinâmica automaticamente, iremos precisar recorrer ao uso do VBA (Visual Basic for Applications). Para isso, pressione no teclado o atalho ALT + F11 para habilitar o editor do VBA e clique em EstaPastadeTrabalho, conforme a imagem abaixo:

VBA Project
VBA Project

Em seguida, no editor VBA, digite o código abaixo:

Editor VBA
Editor VBA

Após digitar, feche o editor, inclua uma nova informação em sua planilha e retorne a sua tabela dinâmica. Os dados, serão atualizados automaticamente.

Bônus: Atualizando o intervalo de dados da Tabela Dinâmica

Em algumas situações, pode ocorrer da sua tabela dinâmica não ser atualizada utilizando os processos descritos neste tutorial. Caso isso ocorra, você poderá atualizar o intervalo de dados.

Portanto, clique em qualquer região da sua tabela dinâmica e clique em Análise de Tabela Dinâmica e em seguida Alterar Fonte de Dados.

Alterar Fonte de Dados
Alterar Fonte de Dados

Na seqüência, refaça a seleção do intervalo de dados da sua planilha para ser analisado em sua tabela dinâmica. Você poderá acrescentar novas linhas e colunas em seu intervalo de células.

Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica
Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica

Conclusão: Como criar e atualizar uma tabela dinâmica

Usar o Excel em sua empresa é uma das melhores maneiras de agilizar seus processos, analisar e organizar dados. E, a tabela dinâmica é uma ferramenta indispensável em seu dia a dia.

Por isso, saber extrair o máximo desse recurso é imprescindível.

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